Az e-mailek és a mellékletek automatikus nyomtatása

A siker a mai világban sok köze van megbízható, automatizált megoldások megtalálásához, amelyek felgyorsítják a munkafolyamatot és megkönnyítik a munkáját. Ha telekommunikációban, kiskereskedelemben vagy hasonló szektorban dolgozik, akkor nagy eséllyel sok e-mail mellékletet kap a megrendeléseket és a nyugtákat, amelyeket ki kell nyomtatni. De ha gyakran kell kinyomtatnia a dolgokat, akkor az hamar teljes munkaidős munkává válhat. Ilyen helyzetben az e-mail mellékletek nyomtatásának automatizálása biztosan sok időt szabadít fel.

De ne feledje, hogy ez az automatizálási folyamat nem hajtható végre olyan internetes alkalmazáson keresztül, mint a Gmail.com vagy az Outlook.com. Eddig csak az e-mail kliensek képesek elérni ezt a funkciót. A Chrome és a Firefox számos kiterjesztéssel / kiegészítővel rendelkezik, amelyek megkönnyítik és gyorsítják az e-mail mellékletek nyomtatását, de nem képesek az egész folyamatot automatizálni.

E-mail kliensek segítségével automatikusan kinyomtathatja az e-mail mellékleteket

Egy olyan e-mail kliens használata, mint az Outlook vagy a Thunderbird, teljesen új utat nyit meg az automatizálási lehetőségekben. A megfelelő kiterjesztésekkel, bővítményekkel és / vagy szkriptekkel beállíthatja az e-mail klienst, hogy bármilyen sort kinyomtasson, beleértve az Inboxot is. Ezután meghatározott szabályokat állíthat be az e-mail kinyomtatásához, amelyet a melléklet követ, vagy csak a mellékletet nyomtathatja ki. Még konkrétabbá teheti azt, ha az e-mail klienst úgy konfigurálja, hogy a feladó vagy a melléklet fájltípusa alapján nyomtasson.

Megjegyzés: Az Ön e-mail szolgáltatója nem fontos. Amíg dedikált e-mail klienst használ, mint például az Outlook vagy a Thunderbird, ennek megfelelően kell működnie bármelyik e-mail szolgáltatóval (Gmail, Hotmail, Yahoo stb.).

Ha az Outlookot használja, sok fizetett bővítmény van, amely lehetővé teszi ezt könnyedén. Íme néhány jó példa:

  • Office Addins
  • EZDetach
  • Automatikus nyomtatás
  • Nyomtatási eszközök az Outlook számára

Megjegyzés:  A fenti összes bővítmény több mint 20 dollárba kerül, de a legtöbbjük próbaidőt kínál.

Ha nem pénzt akar költeni, vannak ingyenes alternatívák az e-mail mellékletek nyomtatásának automatizálására. De ne feledje, hogy el kell töltenie egy ideig az e-mail kliens módosítását. Abban az esetben, ha úgy dönt, hogy ezt az utat választja, engedje meg, hogy megkönnyítsük munkáját. Három lépésről lépésre felvettük a módszert, amelyek segítenek elérni ezt a funkciót az e-mail fiókjával.

A legelegánsabb megoldás, amely automatikusan kinyomtatja az e-maileket és az e-mail mellékleteket, egy dedikált szoftver használata. Ha azonban egy külső e-mail kezelőt konfigurál a folyamat automatizálására, akkor némi pénzt kell elköltenie. Kövesse az 1. módszert az Automatic Email Manager 6 konfigurálásához az e-mail és az e-mail mellékletek kinyomtatásához. 30 napos próbaidőszakot kínálnak, így ingyen kipróbálhatja, mielőtt bármilyen pénzt elköltene.

A második módszer ( 2. módszer ) egy VBA parancsfájl és egy szabály hozzáadását jelenti az Outlookhoz. Bár elég technikára lesz szükséged, ez a leghatékonyabb útmutató a kettő közül. Ha nem kedveli különösebben az Outlook programot, akkor léphet másik útvonalon ( 3. módszer ), és a Thunderbird programot két kiterjesztéssel együtt automatikusan kinyomtathatja az e-maileket.

Ha készen áll az indulásra, kövesse az alábbi módszerek egyikét az e-mail mellékletek nyomtatásának automatizálásához. Kezdjük.

1. módszer: Az Automatic Email Manager 6 használata az e-mail mellékletek kinyomtatásához

Ha nem dedikált e-mail klienst használ, mint például az Outlook vagy a Thunderbird, akkor a legmegbízhatóbb megoldás egy külső e-mail kezelő beállítása. Az Automatic Email Manager 6  lehetővé teszi bármilyen e-mail doboz csatlakoztatását, beleértve a POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, és a lista folytatódik.

A szoftver lehetővé teszi, hogy egy intuitív szabályrendszer segítségével meghatározzon konkrét műveleteket. Lehetővé teszi, hogy meghatározott feladóktól nyomtasson, vagy csak az e-mailek mellékleteit nyomtassa ki. Az Automatikus e-mail kezelő 6 telepítéséhez és konfigurálásához kövesse az alábbi útmutatót az e-mailek és e-mail mellékletek automatikus nyomtatásához:

  1. Töltse le a telepítőt a hivatalos webhelyről. Ha először tesztelni szeretné, kattintson a Demo letöltése gombra .

  2. Nyissa meg az Automatikus e-mail kezelő alkalmazást, és kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat a rendszer telepítéséhez.

  3. Indítsa el az alkalmazást, és helyezzen be egy nevet, amelyet a fiók referenciáihoz fog használni. Ezután válassza az E-mail ezzel a címmel lehetőséget, és írja be az e-mailt onnan, ahová az e-maileket nyomtatni szeretné. Végül nyomja meg a Tovább gombot a folytatáshoz.

  4. Válassza ki az e-mail típusát a listából. Ha az e-mail szolgáltatója nincs az előre meghatározott listában, válassza az előre definiált e-mail szolgáltató opciót, és keresse meg az e-mail konfigurációját. A továbblépéshez nyomja meg a Tovább gombot .

  5. A következő ablakban kezdje azzal, hogy ellenőrizze, hogy az e-mail címe szerver címe helyes-e. Ha igen, illessze be e-mail címét és jelszavát az alábbi mezőkbe. Ezután kattintson a Kapcsolat tesztelése gombra , hogy megbizonyosodjon arról, hogy a konfiguráció működik. Végül nyomja meg a Next gombot .

  6. Állítsa be fiókja ellenőrzési intervallumát az Ön igényeinek megfelelően. Azt is beállíthatja, hogy csak a munkanapjai alatt ellenőrizze, ha rákattint a Speciális ütemezőre . A továbbjutáshoz nyomja meg a Tovább gombot .

  7. Ezután kattintson a Művelet hozzáadása gombra Válassza a Mellékletek nyomtatása vagy az E-mail törzs nyomtatása lehetőséget , attól függően, hogy mire van szüksége. Nyomja meg a Next gombot, és válassza ki a használni kívánt nyomtatót.

  8. Ezután lehetősége van egy bizonyos szűrő alkalmazására a Nem kiválasztásával . Ha azt szeretné, hogy a műveletet mindig alkalmazzák, válassza az Igen lehetőséget . Végül nyomja meg az OK gombot az imént létrehozott művelet megerősítéséhez.

    Megjegyzés: Ha azt szeretné, hogy a szoftver kinyomtassa az e-mail törzsét és a mellékleteket, folytassa, és hozzon létre egy második műveletet a másik forgatókönyvvel. Például, ha az első művelet a mellékletek nyomtatásáról szólt, hozzon létre egy másodikat, amely kinyomtatja az e-mail törzsét.

Miután megnyomta az OK gombot , az Automatikus e-mail kezelő elkezdi ellenőrizni a beérkező leveleket, és kinyomtat mindent, ami megfelel a korábban meghatározott feltételeknek.

2. módszer: Az Outlook használata az e-mail mellékletek automatikus nyomtatásához

Az Outlook a legnépszerűbb e-mail kliens, így ha a munkád az e-mail fiókod körül forog, akkor valószínűleg már használod is. Az Outlook nagyon konfigurálható, és lehetővé teszi a bejövő e-mailek mellékletének kinyomtatását.

Ehhez létrehozunk egy VBA szkriptet az Outlook programban, majd egy Outlook-szabállyal együtt használjuk. Itt van az egész folyamat teljes áttekintése:

Megjegyzés: A következő lépések megerősítik, hogy működnek az Outlook 2016 programban. Bár nem teszteltünk régebbi verziókkal, az alábbi parancsfájlnak elméletileg működnie kell az összes Outlook verzióval egészen az Outlook 2010-ig.

VBA parancsfájl + szabály létrehozása az e-mail mellékletek automatikus nyomtatásához az Outlook programban

  1. Nyissa meg az Outlook programot, és nyissa meg az eszköztár Fejlesztő lapját , majd kattintson a Visual Basic gombra.

    Megjegyzés: Ha nem látja a Fejlesztő lapot, lépjen a Fájl menübe, és kattintson az Opciók gombra . Innen kattintson a Szalag testreszabása fülre, és jelölje be a Fejlesztő jelölőnégyzetet . Nyomja meg az OK gombot a megerősítéshez. Most a Fejlesztő fülnek láthatónak kell lennie a képernyő tetején található szalagon.

  2. Amint a Microsoft Visual Basic for Applications ablak aktív, bontsa ki a Project1 fát (a bal oldalon). Ezután kattintson duplán a ThisOutlookSession elemre .

  3. Most illessze be a következő szkript kódot a Project1 ablakba (a jobb oldalon): Sub LSPrint (Elem mint Outlook.MailItem)

    On On GoTo OError'Detects Temporary mappa

    Dim oFS As FileSystemObject

    Dim sTempFolder mint karakterlánc

    Állítsa be az oFS = New FileSystemObject elemet

    'Ideiglenes mappa helye

    sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Különleges Temp mappát hoz létre

    cTmpFld = sTempFolder & “\ OETMP” & Formátum (Most "ééééhhhhhmmms")

    MkDir (cTmpFld) 'Menti és kinyomtatja a mellékletet

    Dim oAtt mellékletként

    Minden oAtt In Item.Attachments

    FileName = oAtt.FileName

    FullFile = cTmpFld & “\” & FileName'Melléklet mentése

    oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Kiírja a mellékletet

    Set objShell = CreateObject („Shell.Application”)

    Set objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Állítsa be az objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile) elemet

    objFolderItem.InvokeVerbEx (“print”) Következő oAtt'Tisztítja a temp fájlokat

    Ha nem, az oFS semmi, akkor állítsa be az oFS = Semmi értéket

    Ha nem objFolder is Nothing, akkor állítsa be az objFolder = Semmit

    Ha nem objFolderItem nincs semmi, akkor állítsa be az objFolderItem = Semmi elemet

    Ha nem objShell nincs semmi, akkor állítsa be az objShell = NothingOError parancsot:

    Ha Err 0 Akkor

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Tévedés. Tiszta

    Vége Ha

    Kilépés a SubEnd Sub menüből

    oAtt.SaveAsFile (FullFile)

    Set objShell = CreateObject („Shell.Application”)

    Set objFolder = objShell.NameSpace (0)

    Állítsa be az objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile) elemet

    objFolderItem.InvokeVerbEx („nyomtatás”)

    Következő oAtt

    Ha nem, az oFS semmi, akkor állítsa be az oFS = Semmi értéket

    Ha nem objFolder is Nothing, akkor állítsa be az objFolder = Semmit

    Ha nem objFolderItem nincs semmi, akkor állítsa be az objFolderItem = Semmi elemet

    Ha nem az objShell semmi, akkor állítsa be az objShell = Semmi elemet

    OError:

    Ha Err 0 Akkor

    MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

    Tévedés. Tiszta

    Vége Ha

    Kilépés az alból

    End Sub

  4. Miután beillesztette a kódot a Project1-be , lépjen az Eszközök (a képernyő felső részében) menüpontra, és kattintson a Hivatkozások elemre .

  5. Görgessen lefelé, és jelölje be a Microsoft Scripting Runtime melletti négyzetet . Kattintson az OK gombra az opció mentéséhez és a Referenciák ablak bezárásához .

  6. Most nyomja meg a Mentés ikont a Visual Basic ablak bal felső sarkában . Most már biztonságosan bezárhatja a Visual Basic programot .

  7. Ezután lépjen a Fájl elemre, és kattintson a Szabályok és figyelmeztetések elemre .

  8. Kattintson az Új szabály, majd a Szabály  alkalmazása elemre a kapott üzeneteknél . Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

  9. Most el kell döntenie a teljesítendő feltételről. Ha azt szeretné, hogy az összes melléklet kinyomtatásra kerüljön, akkor jelölje be a „ amelynek melléklete van” jelölőnégyzetet . Kattintson a Tovább gombra a folytatáshoz.

    Megjegyzés:  Ha nem akarja kinyomtatni az összes mellékletet, itt egy másik feltételt használhat. A szkriptnek konkrét feladóval vagy meghatározott szavakkal is működnie kell.

  10. A következő ablakban jelölje be a szkript futtatása közelében található jelölőnégyzetet Ezután kattintson egy szkriptre , jelölje ki a ThisOutlookSession elemet, és nyomja meg az OK gombot . Ezután nyomja meg a Befejezés gombot a megerősítéshez.

  11. A Szabályok és figyelmeztetések ablakban ellenőrizze, hogy be van-e jelölve az imént létrehozott szabály melletti négyzet. Ha ez megtörtént, nyomja meg az Alkalmaz gombot.

Ez az. Az e-mail mellékleteknek automatikusan ki kell jönniük a nyomtatóból, amint megkapják őket.

Fontos: Ne feledje, hogy ez csak addig működik, amíg az Outlook meg van nyitva, és az e-mail fiókja konfigurálva van ezen a számítógépen. Győződjön meg arról is, hogy a nyomtatója teljesen konfigurálva van-e, és rendelkezik-e az összes szükséges illesztőprogrammal.

3. módszer: A Thunderbird használata az e-mailek automatikus nyomtatásához

A Mozilla Thunderbird egy ingyenes, nyílt forráskódú e-mail kliens. A mögöttük álló közösség nagyon aktív, így rengeteg olyan bővítményt találhat, amelyek hozzáadják az amúgy is nagyszerű funkcionalitást.

Visszatérés a feladatra - a Thunderbird beállítása az e-mailek automatikus kinyomtatására nem nehéz, de némi befektetést igényel. Két kiterjesztést fogunk használni: a FitaQuilla és a Nyomtatóeszközöket.

Megjegyzés: Ne feledje, hogy ez a módszer nem nyomtatja ki a mellékletet e-mailből. Csak a kapott e-mail címét és törzsét nyomtatja ki. Ha az e-mail törzsében jpeg vagy png fájlok találhatók, azokat ki is nyomtatják.

A Thunderbird beállítása az e-mailek automatikus kinyomtatására meglehetősen egyszerű. Az egyetlen kisebb hátrány a FitaQuilla - a kiterjesztés nincs frissítve, hogy kompatibilis legyen a Thunderbird legújabb verziójával, ezért manuálisan kell telepítenie.

Ha úgy dönt, hogy a Thunderbird programot használja az e-mail mellékletek hatékony kinyomtatásához, kövesse az alábbi útmutatót.

A Thunderbird + FitaQuilla + Nyomtató eszközök segítségével automatikusan kinyomtathatja az e-mail mellékleteket

PS: Ez a módszer működhet, vagy nem.

  1. Töltse le és telepítse a Thunderbird legújabb verzióját a hivatalos weboldalról.
  2. Töltse le a FiltaQuilla és a nyomtatóbeállításokat a rendszerére.

  3. Nyissa meg a Thunderbird alkalmazást, érintse meg a menü ikont a jobb felső sarokban, majd kattintson a Kiegészítők elemre .

  4. Érintse meg a fogaskerék ikont, és kattintson a Kiegészítő telepítése fájlból gombra .

  5. Keresse meg a bővítmény letöltési helyét, jelölje ki és kattintson a Megnyitás gombra .

  6. Ismételje meg a 4. és 4. lépést a másik kiterjesztéssel, és indítsa újra a Thunderbird programot.
  7. Miután a Thunderbird újra megnyílt, lépjen a Bővítmények> Bővítmények lehetőségre, és kattintson a PrintingTools Opciók gombra .

  8. Jelölje be a Globális nyomtatási opciókat, és jelölje be a Nyomtatás párbeszédablak nélkül jelölőnégyzetet . Nyomja meg az OK gombot a választás mentéséhez.

  9. Kattintson ismét a menü gombra, és lépjen az Üzenetszűrők> Üzenetszűrők menüpontra.

  10. Új szűrő létrehozásához kattintson az Új gombra. Először írja be a szűrő nevét. Ezután jelölje be az Új levél megszerzése jelölőnégyzetet, és szűrje ki a Szemétosztályozás után . Ezt követően állítsa a feltételt a Melléklet állapota> Van> Mellékletek közé . Végül állítsa az utolsó műveletet Nyomtatás elemre , majd a mentéshez nyomja meg az OK gombot .

  11. Most térjen vissza az Üzenetszűrők ablakba, és ellenőrizze, hogy a szűrő engedélyezve van-e.

Ez az. A Thunderbird e-mail kliens konfigurálva van az e-mailek automatikus nyomtatásához. Győződjön meg arról, hogy be van kapcsolva, és az e-mail megfelelően van konfigurálva a Thunderbird alkalmazásban.